قد يحتاج الكثير منا لكتابة ايميل رسمي بالعربي وذلك من خلال التقنيات الالكترونية الحديثة في كافة المجالات ويعد إرسال الايميل بمثابة رسالة كتابية ولكن بلغة البرمجيات، كما تعد كتابة ايميل باللغة العربية من الأمور السهلة التي لا تحتاج إلى أي تدريبات، ولا يتطلب سوى اتباع بعض الخطوات الصحيحة والإدخال الصحيح لكافة البيانات عند التسجيل، وعند تنفيذ ذلك يعتبر الايميل الخاص رسمي ومعتمد من جوجل.
ومن الأمور الهامة أيضًا التي وجب التنبيه عنها ضرورة حصول المرسل على عنوان البريد الالكتروني للمرسل إليه، ومن أهم مزايا كتابة ايميل بأنه يعتبر من اهم وسائل التواصل الرسمية، ولذلك حرصنا من خلال هذا المقال على تقديم الطريقة الصحيحة لكتابة ايميل عربي بصورة رسمية.
الفهرس:
- كيفية كتابة ايميل رسمي بالعربي.
- خطوات إنشاء ايميل جديد.
- نصائح هامة عند كتابة ايميل رسمي بالعربي.
كيفية كتابة ايميل رسمي بالعربي
- يعد الايميل من أهم التقنيات الحديثة في مجال برمجيات الكمبيوتر والإنترنت، ومن الضروري أن يكون لكل شخص بريد الكتروني خاص به يسمح باستقبال وإرسال الرسائل الالكترونية.
- في البداية يجب التسجيل في الايميل بإدخال كل البيانات المطلوبة بشكل صحيح من خلال رابط الموقع الذي يتم الحصول عليه من خلال التسجيل بالايميل الخاص بك، من ثم الحصول على كلمة سر خاصة تقوم بإعدادها من عدد من الأرقام والأحرف لتكون قوية يصعب اختراقها، بعد الانتهاء من كافة الخطوات السابقة بشكل صحيح ستصبح مسجل ببريد الكتروني.
- وأما من جانب البريد الالكتروني الرسمي فغالبًا ما يكون بين مجموعة من الأشخاص متصلين على الإنترنت من خلال عمل رسمي مما يسهل عليهم تبادل الرسائل الرسمية بينهم.
- ومن الجدير بالذكر أن البريد الالكتروني من أهم الوسائل التي يمكننا من خلالها حفظ الخصوصيات أو إرسال أي من الملفات الخاصة والخطابات الغير محدودة، وتتمثل هذه الخصوصية في الرقم السري الخاص بك فلا يتمكن أي شخص من الدخول إلى هذا الايميل إلا من خلاله.
خطوات إنشاء ايميل جديد
لكتابة ايميل رسمي باللغة العربية ستحتاج بالبداية أن تقوم بإنشاء بريد الكتروني خاص بك، وهذا ما سنقدمه لك من خلال الفقرة التالية:
- قم بالدخول إلى رابط حساب جوجل من هنا.
- قم باختيار أسم مميز لك وغالبًا ما يكون أسم مستعار لا يتبع الاسم الخاص بك، بشرط أن يكون هذا الاسم أو الرمز غير ستخدم من قبل وذلك لمنع التشابه، وهذا ما سيقوم جوجل بتوضيحه لك خلال التسجيل.
- وبعد ذلك سوف تنتقل إلى الخطوة التالية الخاصة بتكوين كلمة مرور قوية والتي تحتاج لعدة احرف وأرقام مختلفة، حتى يصبح من الصعب اختراق هذا الحساب.
- من الضروري أن تنهي الاسم أو اللقب الخاص بك بالرمز @ مع الحذر بعد إضافة أي نقاط او فواصل قبل او بعد الايميل، وبذلك تكون قد انشات ايميل جديد تستطيع من خلاله إرسال واستقبال الرسائل الإلكترونية.
نصائح عند كتابة ايميل رسمي بالعربي
ويقصد بالايميل الرسمي الذي يكتب ويرسل لأغراض العمل ولذلك من الضروري الأخذ بالاعتبار بعض الخطوات والنصائح التي تزيد من كفاءة هذا الايميل ومنها:
- من الأمور واجبة القيام بها بالمقام الأول عند كتابة ايميل رسمي بالعربي هي التعريف بالنفس من خلال ذكر الاسم والوظيفة التي تعمل بها، ولا مانع من إضافة بعض التفاصيل البسيطة الأخرى التي تساعد الطرف المرسل عليه من التعرف عليك بسهولة.
- من الضروري أثناء كتابة تفاصيل الايميل الابتعاد تمامًا عن كافة الأمور والحوارات الشخصية التي لا تمت للعمل بأي صلة، وإلا ستضع نفسك في موضع إحراج من الطرف الأخر، فكل ما ستقوم بتناوله هي أمور خاصة بالعمل.
- من الضروري أن تكون ملتزم تمامًا بصندوق الوارد لديك والاطلاع الفوري على الرسائل الواردة وإرسال الرد دون الانتظار لوقت طويل، فذلك قد يتسبب في رك صورة غير طيبة لنشاطك في العمل.
- بعد الانتهاء من كتابة ايميل بالعربي عليك مراجعة كافة العبارات والجمل التي ذكرت به والتأكد من أن جمعها خالية من أي أخطاء لغوية أو نحوية، فتواجد هذه الأخطاء قد يضعف من جودة الايميل بالإضافة إلى الصورة السيئة التي ستنطبع بذهن المستقبل.
- لابد أن تقوم بكتابة جمل واضحة يسهل على المستقبل فهمها بسهولة، وتجنب المصطلحات الغريبة ويفضل استخدام الالفاظ الي تتناسب مع طبيعة العمل.
- عليك عند البدء بكتابة ايميل بالعربي اختيار عنوان جذاب ومميز، فمن المؤكد بأن المستقبل لديه العديد من الرسائل واختيارك لعنوان سهل ومميز سيجنب من تحويل رسائلك للرسائل الغير مرغوب فيها.
- لابد أن تتميز كافة الرسائل الإلكترونية بالجمل المختصرة دون أي خلل بالمعنى، ويتم ذلك من خلال تنظيم الكلمات والابتعاد عن الحوارات عديمة الفائدة.
- من الضروري إنهاء الايميل بالتوقيع الخاص بك بالرسم الذي يناسب طبيعة عملك.
- كما يعتبر الخط الواضح من أهم عوامل جذب المستقبل في الاهتمام بسرعة قراءة الايميل، فدائمًا قم باختيار خط كبير مناسب، مع تجنب استخدام الكلمات الملونة أو إضافة زخرفة للأسطر، فالخط الأسود البسيط يتناسب كثيرًا مع الرسائل الرسمية.
- إذا كانت الرسالة تحتوي على بعض المرفقات، فعليك أن تذكر ذلك في رسالتك لتذكير المرسل إليه.
