عند كتابة مقترح مشروع يعد الوصول إلى عقول الأشخاص الذين تكتب مقترحهم أمرًا حيويًا: تحتاج إلى التفكير مثل أصحاب المصلحة في المشروع لتقديم اقتراح يلبي احتياجاتهم.
ما هي كتابة مقترح مشروع
يوضح اقتراح المشروع عرض القيمة الأساسية لمشروعك. تبيع القيمة لكل من أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين. الغرض من الاقتراح هو جذب انتباه أصحاب المصلحة والجهات الراعية للمشروع. بمجرد جذب انتباه الناس ، فإن الخطوة التالية هي جعلهم متحمسين للمشروع.
أسئلة يجب مراعاتها عند كتابة مقترح المشروع
هناك العديد من الأسئلة التشغيلية والاستراتيجية الرئيسية التي يجب مراعاتها عند كتابة مقترح مشروع ، بما في ذلك:
- القيد الثلاثي: كيف يمكننا معالجة القيد الثلاثي للنطاق والجدول الزمني والتكلفة؟
- المشكلة الأساسية: ما هي المشكلة الأساسية التي نحاول حلها؟
- الموارد: ما هي الموارد التي ستكون متاحة؟
- الجدول الزمني: ما هو الجدول الزمني الذي نعمل فيه؟
- الميزانية: ما هي الميزانية التي يجب أن نعمل معها؟ كيف يؤثر ذلك على تحديد أهدافنا؟
- الأهداف الإستراتيجية: ما هي الأهداف الإستراتيجية لعملائنا ، وكيف يتماشى اقتراحنا مع تلك الأهداف؟
- الجهات المسؤولة: من هم الأشخاص المسؤولون عن المشروع؟ ما هي أهدافهم ودوافعهم؟ وهم الذين من أجلهم كتابة مقترح مشروع
- مزايا العميل : كيف سيستفيد العميل من استكمال مشروعنا؟ ما هو هدفهم الأساسي؟
- مخرجات المشروع ونجاحه : كيف سيتم قياس نجاح المشروع؟ ما هي التسليمات التي يتوقع أصحاب المصلحة رؤيتها عند الإغلاق؟
تحتوي كتابة مقترح مشروع على ستة عناصر تشكل أساس الاقتراح. دعونا نلقي نظرة على تلك القادمة.
عناصر كتابة مقترح مشروع
هذه العناصر الستة هي أساس مقترح مشروع جيد البناء:
- ملخص تنفيذي: و ملخص التنفيذية يلتقط انتباه جمهورك. الهدف هو جعلهم متحمسين للمشروع الذي تقترحه. إنها في الأساس “خطوة المصعد” للمشروع. يجب أن تكون قصيرة ومباشرة. يجب أن يكون الملخص وصفيًا ، وأن يرسم صورة لما يبدو عليه النجاح بالنسبة للعميل. الأهم من ذلك ، يجب أن تحفز العميل ؛ بعد كل شيء ، الهدف هو جعلهم يوقعون على الخط المنقط لتحريك المشروع!
- التاريخ: يحدد قسم التاريخ المشاريع الناجحة السابقة. كما أنه يحدد تلك التي كان من الممكن أن تعمل بسلاسة أكبر. من خلال القيام بذلك ، يحدد هذا القسم السوابق. وهي كيف يمكن أن يكون المشروع التالي أكثر فعالية باستخدام المعلومات من المشاريع السابقة.
- المتطلبات: المتطلبات هي العناصر والمواد والموارد اللازمة للمشروع. يجب أن يغطي هذا القسم الاحتياجات الداخلية والخارجية.
- الحل: يعالج قسم الحل كيف سيحل مشروعك مشكلة العميل. وفقًا لذلك ، يتضمن هذا القسم أي تقنيات ومهارات وإجراءات لإدارة المشروع سيستخدمها فريقك للعمل بكفاءة.
- التفويض: يغطي هذا القسم من هم صناع القرار في فريق المشروع. كما أنها تغطي الجهات المعنية التي لديها سلطة تسجيل الدخول من جانب العميل.
- الملحق: المعلومات غير المدرجة في مقترح المشروع هي جزء من الملحق. حيث توجد العديد من التفاصيل الأكثر إثارة للاهتمام للمشروع. أيضا ، حيث يمكن لأعضاء الفريق وأصحاب المصلحة الغوص العميق لمعرفة المزيد
شاهد أيضًا : طريقة عمل دراسة جدوى لاى مشروع بالتفصيل والشرح لعام 2020
استخدام لوحات كانبان للتخطيط لاقتراح مشروع
يتيح لك ProjectManager.com تخطيط الاقتراحات في برنامجك. يمكنك تحديث المهام الخاصة باقتراح المشروع للدلالة على موقف الأشياء ، وما الذي يجب القيام به. تسمح لك الأعمدة بتنظيم الاقتراح الخاص بك حسب القسم ، مما يؤدي إلى إنشاء نوع من أنواع التنظيم. وبهذه الطريقة يمكنك اتباع جميع خطوات اقتراحك بشكل منهجي ، مما يضمن تغطية كل التفاصيل..
عند بناء مقترح مشروع ، من المهم تذكر جمهورك المستهدف. يشمل جمهورك أولئك الذين هم متحمسون للمشروع ، ويعتبرون الانتهاء بمثابة مكسب لمؤسستهم. على العكس من ذلك ، سوف يرى الآخرون في جمهورك المشروع على أنه ألم ، وشيء لا يتطلعون إليه. لإرضاء الطرفين ، من الضروري الحفاظ على اللغة واقعية ومختصرة.
تطوير الأهداف الذكية
أفضل طريقة تفكير عند وضع أهداف وغايات لمقترح مشروعك هي استخدام نظام SMART:
محددة – تأكد من أن أهدافك وغاياتك واضحة وموجزة ومحددة للمهمة المطروحة.
قابلة للقياس – تأكد من أن أهدافك وغاياتك قابلة للقياس ، لذا من الواضح أن ترى متى تسير الأمور على المسار الصحيح وتسير على ما يرام ، والعكس بالعكس ، عندما تكون الأشياء خارج المسار وتحتاج إلى معالجة المشاكل. تجعل الأهداف القابلة للقياس من السهل وضع المعالم التي ستستخدمها لتتبع تقدم المشروع وتحديد تاريخ معقول للانتهاء و / أو الإغلاق.
يمكن تحقيقه – من المهم أن يكون لكل مشروع هدف “مدى الوصول”. يعني تحقيق هذا الهدف مشروعًا رائعًا يتجاوز التوقعات بكثير. ومع ذلك ، من المهم أن يكون الهدف الأساسي للمشروع قابلاً للتحقيق ، لذلك تظل الروح المعنوية عالية ويتم إنجاز المهمة بالوقت والموارد للادخار.
ذات صلة – تأكد من أن جميع أهدافك ذات صلة مباشرة بالمشروع وتناول النطاق الذي تعمل فيه.
على أساس الوقت – يجب أن تكون المخططات الزمنية والتواريخ المحددة في صميم جميع الأهداف والغايات. يساعد هذا في الحفاظ على المشروع على المسار الصحيح ويضمن أن يتمكن جميع أعضاء فريق المشروع من إدارة العمل الذي ينتظرهم.
