هناك الكثير من المسميات والمصطلحات المعروفة في الشركات والتي يتم إطلاقها على الكثير من الموظفين، ومن أهم تلك المسميات والألقاب السكرتير والسكرتير التنفيذي، واليوم من خلال موقعنا سنوفر لكم الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي ومهام كل واحد منهم.
الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي
الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي يكمن في المهام التي يقوم بها كل واحد منهم، فلكل من السكرتير والسكرتير التنفيذي مجموعة من المهام التي ينبغي تأديتها على أكمل وجه أثناء العمل في المؤسسة أو في المنظمة، ولا يمكن الاستغناء عن كافة الخدمات التي يقدمها كلاهما.
فقد يظن البعض أن واحد منهم أهم من الآخر، ولكن على العكس تمامًا، فإن لكل منهم مهام لا تستقيم الشركة أو المؤسسة بدونها.
اقرأ أيضاً: تعرف كيف تنشئ مكتب عقار وعوامل نجاحه
مهام السكرتير التنفيذي
- يقوم السكرتير التنفيذي باستلام البريد يوميًا، ومن ثم يقوم بعرضه على المدير، ويقوم بعرض كل بريد وتوجيه وفق ما يتضمنه هذا البريد، بالإضافة إلى أنه يوزع البريد على كافة الأقسام المختصة بحسب الأهمية.
- يقوم السكرتير التنفيذي باستقبال العديد من المكالمات المهمة ليعرف من هو المتصل، وما الهدف من هذا الاتصال، ومن ثم يقوم بتحويل هذا المتصل إلى الجهة التي يبحث عنها.
- يقوم السكرتير التنفيذي أيضًا بعمل مجموعة من الاتصالات التي تتعلق بالمدير، كما أنه يُسجل كافة المكالمات الهاتفية التي تتم، ويسجل الهدف من ورائها، ويعرضها أيضًا على مديره.
- يقوم السكرتير التنفيذي أيضًا بتنظيم كافة الاجتماعات التي تتم في الشركة، كأن يقوم بحجز القاعة المناسبة بالإضافة إلى توجيه مجموعة من الدعوات لمن ينبغي أن يحضروا هذه الاجتماعات.
- يقوم السكرتير التنفيذي أيضًا بتسجيل المواعيد التي ينبغي أن يقوم بها المدير العام، بالإضافة إلى تجهيز أجنده بها كافة المواعيد وبيانات كل زائر سيزور المدير
مهام السكرتير
- يقوم السكرتير بتنظيم العمل داخل المكتب، ويقوم ببناء سياسة المكتب.
- يقوم السكرتير بتوزيع البريد على الأقسام المختلفة طبقًا لما خصصه المدير لهم.
- يقوم السكرتير بتحديد المواعيد التي ستكون فيها اجتماعات المدير طبقًا للجدول المخصص للأعمال.
- يقوم السكرتير بعمل نظام للملفات داخل المكتب، والتي تنبني عليها أعمال الإدارة كافة.
- يستقبل السكرتير البريد الإلكتروني أو الرسائل المكتوبة، أو يمكن استقبال المكالمات، وبالتالي يقوم بعرضها على المدير.
- يقوم السكرتير بحضور الاجتماعات ويكون جاهز بجدول الأعمال الخاص بهذا الاجتماع.
- يتواصل مع كافة الأقسام الموجودة بالشركة حتى يُعطي للمدير خبرًا بتنفيذ المهام والقرارات.
ومن خلال مهام كلًا من السكرتير والسكرتير التنفيذي تستطيع معرفة الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي بكل سهولة، ولمزيد من الأسئلة والمعلومات تواصل الآن معنا لنُجيبك عن السؤال.
مواصفات السكرتير الناجح
هناك العديد من الصفات التي يجب أن تتوافر في السكرتير الناجح سواء صفات سلوكية أو أخلاقية أو مظهر خارجي.وأيضاً:
- الحاجة الشديدة إلى الطلاقة في الحديث.
- القدرة على التصرف السليم، وسرعة البديهة.
- قوة الذاكرة والقدرة على حفظ المعلومات واسترجاعها بصورة صحيحة، وبالوقت المناسب.
- ويجب أن يكون السكرتير الناجح على دراية تامة باحترام الوقت والقدرة على إدارته والاهتمام.
- التمتع بقوة الذاكرة وحفظ المعلومات واسترجاعها بصورة صحيحة.
اقرأ أيضاً: تعرف على السلع المعفاة من الجمارك في مصر
الصفات المهنية للسكرتير
- ـ وجود مؤهل علمي في نفس المجال.
- القدرة على التعلم المستمر ومواكبة كافة التطورات التي تطرأ على الحقل الإداري، والتي يصل إليها العقل البشري.
- القدرة على استخدام المعدات المكتبية بصورة تامة.
- الإحاطة بكافة المهارات التكنولوجية والتقنية الأساسية، وخاصة استخدام الحاسوب وشبكات الإتصال الحديثة.
- امتلاك مهارات إدارية عالية في مجال تنظيم المكاتب.
- إمتلاك مهارات كبرى في العمل الأرشيفي.
- القدرة على إعداد التقارير وصياغة وإعداد المراسلات الداخلية والخارجية بصورة سليمة.
- القدرة على التعامل مع البريد.
- العمل ضمن فريق واحد والعمل الفردي في نفس الوقت.
- القدرة على التواصل والإقناع والتفاوض، وتقبل الرأي الآخر
- المعرفة الحقيقية في ميدان التحليل المالي والإداري، ومجال التدقيق.
أهمية مهنة السكرتارية
أصبحت وظيفة السكرتارية من أهم المهن المتواجدة حاليًا وخاصة مع ظهور التقنيات والأجهزة الإلكترونية الحديثة وخاصة جهاز الحاسوب، الذي ساهم بتطوير قطاع عمل السكرتارية بشكل واضح، وهذا أدى إلى زيادة تواجدها واختيارها بحرص شديد، فلها العديد من المهام ومنها :
- التقليل من نسبة الضغط في العمل وخصوصًا على المدراء، ورؤوساء الأقسام من خلال التعاون معهم.
- تنسيق كافة أنواع الأعمال من خلال التحضير للإجتماعات والنقاشات وغيرها.
- توفير كافة المعلومات المطلوبة في الوقت المناسب.
- تأمين وسائل الإتصال بين المدراء وبين المحيط الخارجي.
- تدقيق الوثائق والتأكد من صحتها قبل اعتمادها رسميًا.
